Nota fiscal: gids voor Braziliaanse facturen voor buitenlanders
Paulo Wesley·
·3 min leestijd
De nota fiscal is het elektronische document dat een verkoop van goederen of diensten in Brazilië vastlegt en de belastingen van de transactie aan de overheid meldt. Elk Braziliaans bedrijf dat verkoopt moet er een uitgeven, en bijna elk bedrijf dat koopt eist hem van de leverancier om de uitgave te boeken. Voor een buitenlands bedrijf heeft dat een praktisch gevolg: zonder bedrijf in Brazilië kunt u geen nota fiscal uitgeven, en sommige zakelijke klanten kunnen zonder simpelweg niet kopen.
De belangrijkste soorten nota fiscal
| Soort | Naam | Gebruikt voor |
|---|---|---|
| NF-e | Nota Fiscal Eletrônica | Verkoop en vervoer van goederen |
| NFS-e | Nota Fiscal de Serviços Eletrônica | Diensten, waaronder veel digitale diensten |
| NFC-e | Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica | Verkoop aan eindconsumenten in fysieke winkels |
Ze zijn allemaal elektronisch: het systeem van het bedrijf (of de overheidsapplicatie) maakt een digitaal ondertekend bestand aan, dat wordt gevalideerd door de financiële dienst van de deelstaat of de gemeente en naar de klant gaat als PDF (de "DANFE", bij de NF-e) en XML.
Waarom Braziliaanse klanten om een nota fiscal vragen
- Bedrijven: de nota is het bewijs van de uitgave. Zonder kan het bedrijf de kosten niet aftrekken en riskeert het problemen bij boekhouding en controle. Veel inkoopafdelingen registreren alleen leveranciers die nota's uitgeven.
- Consumenten: de nota waarborgt ruil- en garantierechten en voedt programma's van de deelstaten die een deel van de belasting teruggeven.
Verkoopt u aan bedrijven, dan gaat de nota fiscal meestal samen met de boleto. Zie boleto bancário: hoe het werkt.
Wie een nota fiscal mag uitgeven
Alleen bedrijven met een CNPJ en een registratie bij de gemeente (diensten) of de deelstaat (goederen). Een buitenlands bedrijf dat vanuit het buitenland verkoopt, geeft een handelsfactuur uit volgens de regels van zijn eigen land, en die vervangt de Braziliaanse nota fiscal niet.
Daarom is het al dan niet kunnen uitgeven van een nota fiscal een van de meest voorkomende redenen om een lokaal bedrijf op te richten. Lees het proces in als buitenlander een bedrijf oprichten in Brazilië en de rol van de CNPJ.
De nationale NFS-e
Decennialang had elke gemeente haar eigen systeem voor dienstenfacturen, met verschillende formaten en regels. Een nachtmerrie voor bedrijven die in meerdere steden diensten leveren.
Met de belastinghervorming ging de NFS-e over op een nationale standaard, met een nationale applicatie en omgeving. Het verplichte gebruik stond gepland vanaf januari 2026 voor dienstverlenende bedrijven, en veel steden zijn tot het model toegetreden. Omdat invoering en overgang per gemeente verschillen, bevestigt u bij uw accountant hoe het werkt in de stad van uw bedrijf.
Nota fiscal en de belastinghervorming
De Braziliaanse belastinghervorming vervangt tot 2033 geleidelijk PIS, Cofins, ICMS en ISS door CBS en IBS. Facturen vormen de ruggengraat van het nieuwe systeem: de nieuwe belastingen staan op de facturen sinds de testfase in 2026 begon, en de fiscale tegoeden van kopers hangen af van de facturen die verkopers uitgeven. In de praktijk is correct factureren dus nog belangrijker geworden. Zie de Braziliaanse belastinghervorming: wat er verandert voor bedrijven die in Brazilië verkopen.
Hoe het uitgeven in de praktijk werkt
- Het bedrijf verkrijgt een CNPJ en de vereiste registraties.
- Het neemt een facturatiesysteem af (veel ERP's, betaalplatforms en abonnementstools hebben facturatie al ingebouwd) of gebruikt de openbare applicatie.
- Het stelt met de accountant de fiscale gegevens in: dienst- of productcodes, belastingstelsel, belastingen.
- Het geeft bij elke verkoop een nota uit (of automatisch, gekoppeld aan de checkout).
Voor SaaS en abonnementen is automatische facturatie bij elke afschrijving onmisbaar. Zie SaaS verkopen in Brazilië.
Veelgemaakte fouten
- Uitgeven met de verkeerde dienstcode, waardoor de verschuldigde belasting verandert.
- Geen nota's uitgeven bij kleine verkopen.
- Handmatig blijven factureren bij een hoog volume.
- De termijn missen om per ongeluk uitgegeven nota's te annuleren.
Samenvatting
De nota fiscal staat centraal in het Braziliaanse belastingsysteem. Verkopers in het buitenland geven er geen uit, en dat kan verkopen aan bedrijven blokkeren. Bedrijven in Brazilië moeten bij elke verkoop correcte nota's uitgeven, in een systeem dat verandert door de nationale NFS-e en de belastinghervorming. Wilt u weten of uw bedrijf al Braziliaanse facturatie nodig heeft? Neem contact op met BrazilDoor.
Veelgestelde vragen
Wat is een nota fiscal?
Het elektronische document dat een verkoop van goederen of diensten in Brazilië vastlegt en de belastingen van de transactie aan de overheid meldt.
Wat is het verschil tussen NF-e en NFS-e?
De NF-e wordt gebruikt voor de verkoop van goederen. De NFS-e wordt gebruikt voor diensten, waaronder veel digitale diensten.
Kan een buitenlands bedrijf een Braziliaanse nota fiscal uitgeven?
Niet rechtstreeks. Alleen bedrijven met een CNPJ en registraties in Brazilië geven een nota fiscal uit. Verkopers in het buitenland geven een factuur van hun eigen land uit.
Wat is de nationale NFS-e?
De ene standaard voor dienstenfacturen, met een nationale applicatie, die het eigen systeem van elke gemeente vervangt. Hij hoort bij de veranderingen van de belastinghervorming.
Bronnen
Over de auteur
Bedrijfsadviseur met een diploma in accountancy, een MBA in financiën (UFRJ) en gecertificeerd financieel marktanalist. Sinds 2014 helpt hij bedrijven uit meer dan 10 landen de Braziliaanse markt te begrijpen en te betreden.
Van plan om in Brazilië te verkopen?
Vertel ons over uw product. Paulo antwoordt persoonlijk met de volgende stappen.
